Система обучения в компании — основа успешного бизнеса

Сергей Лабода – консультант по организационному развитию, бизнес-тренер с 25-летним опытом работы в сфере образования взрослых, сертифицированный по стандарту Curriculum GlobaALE

Современные компании сталкиваются с постоянно меняющимися условиями рынка и технологическими инновациями, которые требуют постоянного повышения квалификации сотрудников. Эффективная система обучения сотрудников помогает организации адаптироваться к новым вызовам, повышать производительность и удерживать талантливых работников.

Без наличия отлаженной системы обучения персонала сегодня сложно достичь высоких результатов в бизнесе. Главный капитал любой организации – это не только материальные ценности и финансы, а именно люди. От того, насколько профессиональны и мотивированы сотрудники, напрямую зависит успешность и скорость развития компании.

В последнее время все большее количество компаний осознают необходимость качественного обучения персонала – тем более что внешний рынок для корпоративного обучения постоянно развивается. Разного рода бизнес-тренинги, вебинары, мастер-классы, коучинг-сессии становятся все более востребованными.  Главное – из всего их многообразия выбрать наиболее подходящие и помимо привлечения внешних провайдеров на их основе организовать эффективную внутрикорпоративную систему обучения сотрудников. В противном случае как время, так и деньги будут потрачены совершенно напрасно.

Системный подход к обучению сотрудников и чем он отличается от несистемного

Система предполагает структурированный подход к обучению сотрудников компании, к развитию их навыков и знаний. Это комплекс процессов, части которого взаимосвязаны — от разработки учебных курсов до обратной связи работников и оценки эффективности полученных знаний и навыков на практике.

Основная цель системы обучения — повысить профессиональный уровень сотрудников, производительность и результативность работы.

Вот несколько типичных ситуаций, когда система обучения персонала поможет компании решить внутренние вызовы и проблемы, наладить эффективную работу и достичь бизнес-целей:

• Установили новое оборудование на предприятии. Сотрудники не обучены на нём работать, могут вывести технику из строя, получить травмы, принести материальный ущерб бизнесу. Для обучения можно использовать корпоративных тренеров, корпоративные учебные классы или производственные полигоны

• Бизнес расширяется и принимает много новых сотрудников на работу. Чтобы адаптировать новых сотрудников, на этом этапе нужна установка на наставничество и помощь новичкам. Можно собрать знания опытных работников в учебные курсы и автоматизировать учебный процесс в рамках КСДО (корпоративной системы дистанционного обучения).

• Компания хочет повысить уровень сервиса, отработать с сотрудниками стандарты качества обслуживания. Можно организовать серию тренингов с привлечением внутренних корпоративных тренеров или внешних провайдеров, а также использовать корпоративную образовательную платформу с развитым API — чтобы настраивать бизнес-процессы самостоятельно, по своим скриптам и сценариям.

Что из себя представляет система обучения и повышения квалификации персонала

Популярный в советское время лозунг «Кадры решают всё!» в новом прочтении звучал бы как «Человеческий капитал решает всё!». Эффективное управление человеческими ресурсами (Human Resources) является решающим фактором для бизнеса. Обучение и развитие — ключевая функция HR, способствующая повышению квалификации сотрудников, расширению их знаний и навыков.

Мерой эффективности системы обучения является достижение поставленных целей и задач компании, выраженное в бизнес-показателях. Это движение легко определить с помощью конкретных данных. Например, работники компании участвовали в бизнес-тренинге. Через полгода после его окончания прибыль предприятия увеличилась, а количество претензий клиентов заметно уменьшилось, что наглядно подтверждает положительные результаты проведенного тренинга.

Поэтому для оценки эффективности корпоративной системы обучения и повышения квалификации персонала необходимо заранее поставить цели, которые должны быть достигнуты после прохождения обучающих программ.

В основу системы обучения положен ряд ключевых принципов:

• Практическая необходимость. Обучение должно соответствовать задачам, поставленным перед персоналом. Должно быть четко определено: какие знания и навыки приобретут работники после обучения и какие ресурсы компании придется для этого задействовать.

• Системность. Процесс обучения должен проходить регулярно, а не от случая к случаю. Для этого необходимо разработать постоянно действующую систему обучения и развития персонала в рамках деятельности предприятия, определить критерии эффективности ее работы. Поставленные задачи должны иметь измеряемое решение.

• Доступность. В обязательном порядке следует проинформировать сотрудников о том, что им предстоит пройти обучение, рассказать о необходимости подобных мер. Сотрудники должны понять и принять нововведения, иначе в коллективе возникнет недовольство и открытое сопротивление внедрению системы.

• Мотивация и материальная заинтересованность в прохождении обучения. Например, повышение в должности или прибавка к зарплате после успешного окончания тренинга. Прошедший обучение сотрудник попадает в список кандидатов на перспективную должность. Назначение зависит от профессионального уровня работников.

• Понятный учебный материал. В коллективе работают люди с различным образованием, уровнем интеллекта, способностями, что не мешает выполнять должностные обязанности на своем рабочем месте. При разработке содержания, выборе форм и методов обучения надо быть очень точным в формулировках, учитывать потребности сотрудников и компании.

• Субъективная оценка качества обучения. Чтобы понять, как проходит учебный процесс, какое мнение о программе сложилось у ее участников, необходимо собрать необходимую информацию. Это могут быть интервью, анкеты обратной связи, выборочные опросы сотрудников. По результатам можно будет определить, насколько они заинтересованы в учебе, нравится ли им программа, видят ли конкретную пользу от получаемых знаний. В то же время субъективная оценка поможет вычислить «слабые» стороны системы и найти пути их усиления, определить уровень профессионализма тренеров, преподавателей и экспертов.

• Объективная оценка качества обучения. Ключевым показателем является результат работы сотрудника, его профессиональные достижения. Изменения к лучшему могут говорить о качественном усвоении учебного материала и эффективном применении полученных навыков в производственной деятельности. Для системной реализации данного принципа необходимо заранее составить список критериев, по которым можно определить успешность проводимого обучения.

• Поддержка руководителей высшего и среднего звена. За образец реализации можно взять регулярные планерки и совещания с руководителями структурных подразделений. Это привлечет внимание линейных менеджеров к реализации процесса обучения. Тогда они смогут поставить перед подчиненными производственные задачи, соответствующие целям обучения.

• Сокращение затрат. Обучение стоит денег, особенно очное посещение тренингов и семинаров. Уменьшить затраты способны, например, удаленные курсы, онлайн-вебинары, КСДО (корпоративная система дистанционного обучения). КСДО помогает автоматизировать процесс и сократить расходы на его организацию.

• Поддержание навыков. Мало научить сотрудников чему-то новому. Необходимо мотивировать их на внедрение полученных навыков в производственную деятельность и помогать в практическом применении новых знаний.

• Внедрение результатов образовательных программ. Структурная реорганизация основной деятельности в разрезе полученных сотрудниками навыков и знаний. Люди будут мотивированы в реализации новых возможностей, а руководство сможет контролировать этот процесс.

• Активность сотрудников. Задача руководства компании – довести до каждого сотрудника понимание важности обучения, чтобы он проникся необходимостью получать новые знания. Здесь также поможет корпоративная библиотека или даже список профессиональной литературы, составленный руководителем и рекомендованный для изучения.

• Гибкость и адаптивность к потребностям компании. Система обучения персонала должна иметь гибкий механизм реализации, чтобы позволить каждому сотруднику проявить свои способности на благо развития компании.

Только в том случае, если каждый из представленных принципов корпоративной системы обучения персонала будет реализован, можно говорить о её эффективности. Не существует единой системы обучения, они различаются по уровню сложности, видам организации, специфике отрасли, учитывают особенности страны и рамочные условия.

Основные вопросы по разработке системы обучения сотрудников

Прежде чем начать внедрение системы обучения, необходимо провести анализ исходной ситуации и выделить основные точки роста, ответив для себя на ряд вопросов.

Зачем учим?

Это основополагающий вопрос. С развитием бизнеса, появлением новых технологий растет и конкуренция среди компаний. Задача руководства – не только удержаться на плаву, но и сохранить конкурентоспособность.

От профессионально обученных сотрудников напрямую зависит прибыльность компании и её успешное продвижение на рынке. Поэтому возрастает и заинтересованность в разработке и внедрении системы обучения, способной повысить квалификацию персонала. При этом руководитель должен ориентироваться в первую очередь на цели и потребности компании с учетом стратегии её развития.

Кого учим?

Чтобы рационально использовать возможности обучения, сотрудников рекомендуется разделить на три условные категории, не связанные со спецификой производства. Такие категории есть в каждой компании:

• Новички – работники, недавно пришедшие в компанию, имеющие небольшой опыт и пока еще малознакомые со своими должностными обязанностями.

• Специалисты – проработали на своем месте продолжительное время, обрели умение и опыт, поэтому своевременно и качественно выполняют свою работу.

• Мастера – лучшие сотрудники компании, обладающие профессионализмом и компетенцией во многих вопросах. Они внедряют новаторские предложения, находят нестандартные выходы из внештатных ситуаций. Именно за счет их активной позиции компания развивается и двигается вперед.

Чему учим?

Указанные выше три условные категории сотрудников неравноценны, поэтому главная задача системы обучения будет состоять как раз в том, чтобы быстро и эффективно их обучать с учетом потребностей работников и компании. Для этого важно определить: какие компетенции развиваем у каждой категории персонала.

Превратить новичков в специалистов можно за счет программ внутреннего корпоративного обучения. Обязательно найдутся ведущие сотрудники компании, которые смогут провести, например тренинг. Особенно если эти дополнительные обязанности будут иметь материальную поддержку в виде премий и бонусов.

Перевести специалиста в категорию мастера не так просто. Необходимо научить сотрудника, хорошо знающего свое дело, проявлять инициативу и креативность на благо компании. В этой ситуации будут эффективны, например, бизнес-тренинги, выявляющие и развивающие управленческие качества для большей эффективности в работе, в том числе с привлечением внешних экспертов и провайдеров, чтобы расширить кругозор менеджеров и выйти за рамки привычного.

Как быть с теми, кто входит в категорию мастеров? Они сами могут вести обучающие программы для сотрудников компании и стать хорошими корпоративными тренерами. Но и мастерам необходимо продолжать развиваться. Здесь можно использовать внутренние ресурсы компании и обучать их на базе конкретных действий, а также привлекать для обучения внешних экспертов и провайдеров. К этой категории работников относятся обычно руководители среднего звена и топ-менеджеры разных направлений.

Как учим?

Выбираем оптимальные формы и методы обучения, которые будут полезными и адекватными — здесь нет единого рецепта, нужно исходить из реальных потребностей и возможностей каждой конкретной компании. Важное правило обучения – добровольное участие. Только в том случае, если сотрудники сами изъявили желание повысить квалификацию, обучение персонала принесет положительные результаты.

Материальная составляющая также является одним из важнейших условий мотивации к прохождению обучения, например сохранение средней зарплаты на это время и другие стимулирующие бонусы.

Компоненты системы обучения сотрудников

Она включает шесть составляющих — этапы работают комплексно и по принципу круговорота:

1. Определение потребности в обучении: оценить текущие знания и навыки сотрудников, чтобы увидеть зоны роста, где поможет обучение.

• Определение целей обучения: понять, чего хотите достичь. Например, повысить профессиональный уровень и результативность работы сотрудников, или создать корпоративную систему стандартов, чтобы сотрудники разных филиалов работали одинаково.

• Разработка учебных материалов: создать или использовать готовые образовательные ресурсы — курсы, вебинары, тренинги.

• Проведение обучения: вебинары, лекции, онлайн-курсы, тренинги, семинары, мастер-классы.

• Оценка эффективности: оценить, достигнуты ли цели и как сотрудники восприняли программу обучения.

• Мониторинг и апдейт: отслеживать изменения в работе компании и обновлять обучающие программы. Мониторинг поможет оценить, насколько программы понятны обучающимся и не содержат ли ошибки, а апдейт — устранить недочеты.

Как работает система обучения персонала?

Если в компании разработан системный подход к обучению персонала, то это заметно сэкономит и время, и деньги. Главное определить зачем, кого, чему и как надо обучать — и на основе этого анализа составить план обучающих программ и мероприятий.

Налаженная система будет работать, обеспечивая компанию профессиональными кадрами при минимальных затратах. Она охватывает весь путь сотрудника — с первого дня в компании, и работает непрерывно, так как профессиональные навыки нарабатываются постепенно.

Существуют и риски обратной стороны медали корпоративной системы обучения. Если после обучения и повышения квалификации в карьере сотрудника ничего не изменится, то он легко уйдет в компанию с более привлекательными условиями. Либо полученные знания окажутся невостребованными из-за отсутствия прогресса в развитии компании, и тогда сотрудник уйдет туда, где ему будет интересно работать по-новому.

В качестве примера можно привести кейс, когда после прохождения тренинга для управленческого персонала из компании ушла половина менеджеров. Причина оказалась в том, что в процессе обучения руководителей среднего звена познакомили с прогрессивными инструментами управления – KPI, стратегический менеджмент, эффективная коммуникация, проактивная маркетинговая политика и т. д. А у себя в компании они этих инструментов не обнаружили, и вряд ли могли надеяться на их появление в будущем. Поэтому те, кому стало интересно применить полученные знания и навыки на практике, решили перейти в другую компанию, где можно было получить такую возможность. А те, кто остался, потеряли мотивацию к активной работе.

Современный бизнес сталкивается с множеством вызовов и нестабильностей, в постоянно меняющемся динамичном мире шансы развиваться есть только у тех компаний, на которых хорошо работает система обучения и повышения квалификации персонала. Они смогут быстрее приспособиться к новым условиям рынка и быть успешными в своём бизнесе.

ООО « Агентство развития образования взрослых» готово помочь в разработке, внедрении и поддержке системы обучения в вашей компании, что может стать важным фактором её развития и достижения поставленных целей.